Cheia dezvoltării oricărei firme de transport este o organizare bună și eficientă a comenzilor de transport. Instrumentul care vă poate ajuta în acest sens încă de la începutul afacerii este fireTMS – un sistem complex de management al transportului și expediției pentru transportatori. Acesta prezintă o funcție avansată, datorită căreia puteți automatiza organizarea transportului și puteți monitoriza costurile flotei. Iată cum mai poate avea de câștigat firma dumneavoastră datorită fireTMS.
Sistem de expediție și transport. De ce merită să folosiți fireTMS în firma dumneavoastră mică?
fireTMS poate eficientiza lucrul în orice firmă de transport și expediții, indiferent de dimensiunile acesteia. Acest lucru este valabil și pentru întreprinderile nou-înființate. Sistemul este intuitiv din punct de vedere al utilizării și face posibilă automatizarea muncii depuse de transportatori, de agenții de expediții și de contabili. Acest lucru se traduce printr-o efectuare mai rapidă și mai eficientă a sarcinilor, dar și printr-o comunicare mai bună între angajați. Datorită funcțiilor avansate pe care le prezintă, fireTMS facilitează realizarea complexă a comenzilor de transport din momentul acceptării comenzii, prin monitorizarea livrării și până în momentul contabilizării și realizării bilanțului. Nu mai trebuie să pierdeți timpul completând foi de calcul și nici să lucrați în mai multe programe simultan, întrucât fiecare etapă de realizare a transportului se desfășoară într-un singur sistem integrat.
Program de transport online – trecerea de la documentele pe suport de hârtie la cele digitale
Buna organizare a muncii și a documentelor este un aspect important în cadrul oricărei firme. fireTMS asigură un flux digital de documente, iar fișierele sunt salvate în cloud. Toate datele și documentele legate de transporturi sunt organizate și se află într-un singur sistem. În plus, datorită opțiunii de căutare și filtrare pe liste, le puteți găsi rapid chiar și după mai mult timp. Veți limita birocrația și completarea de documente care necesită mult timp. Unul dintre avantajele pe care programul de transport îl oferă este accesul la informații 24h/7, indiferent de locul din care munciți.
Mutarea documentelor din calculator pe fireTMS nu durează mai mult de o clipă. Datorită metodei drag and drop este suficient să le selectați și să le trageți către secțiunea cu documente. Aceasta poate fi folosită în toate locurile din sistem în care există posibilitatea atașării de documente (încărcări, comenzi, facturi, vehicule).
Generarea automată a facturilor pentru comenzile de transport
Procesul de facturare în fireTMS este foarte intuitiv. Sistemul generează în mod automat schița facturii după finalizarea comenzii și oferă posibilitatea de a trimite factura direct pe e-mailul clientului. În plus, puteți trimite clientului notificări pe e-mail cu privire la faptul că scadența facturii se apropie sau că termenul de plată a fost depășit. Puteți face acest lucru de unul singur sau puteți seta trimiterea automată a acestora prin intermediul programului. Generarea automată a schiței facturii este cea mai utilizată funcție din fireTMS, deoarece îmbină munca agentului de expediții cu contabilitatea.
Bază de clienți într-un singur sistem. Fișierele Excel sunt de domeniul trecutului!
În fireTMS puteți crea o bază de clienți unică. Pe lângă adăugarea și ștergerea partenerilor contractuali din baza de date, puteți edita datele acestora, le puteți organiza pe categorii și le puteți exporta în Excel. De asemenea, sistemul oferă posibilitatea de a adăuga clienții sau transportatorii pe ,,lista neagră”, astfel în momentul creării unei noi comenzi nu îi veți mai putea selecta. În acest fel veți limita completarea foilor de calcul care necesită mult timp și documentele care se tot adună grămadă.
De asemenea, fireTMS prezintă funcția ‘Panoul clientului’, care este un instrument profesional pentru comunicarea cu clienții importanți. Astfel, clienților selecționați le puteți oferi acces pentru a crea noi încărcături, pentru a descărca documente, dar și pentru a vizualiza poziția actuală a vehiculului pe hartă. Datorită acestei funcționalități, clientul va putea verifica permanent în ce stadiu se află procesul de realizare a încărcăturii comandate de acesta. În plus, după finalizarea comenzii și emiterea facturii de către utilizatorul fireTMS, aceasta va fi disponibilă și va putea fi descărcată din panou. Acest lucru va accelera și va eficientiza procesul de predare a încărcăturilor dintre furnizor și beneficiar.
Gestionarea eficientă a flotei. Raportul referitor la costurile și la rentabilitatea flotei
Optimizarea costurilor flotei este o prioritate pentru activitatea oricărei firme de transport. Sistemul fireTMS generează în mod automat rapoarte care vă permit să controlați încasările, cheltuielile și cifra de afaceri a firmei. Puteți verifica informațiile cu privire la diferitele tipuri de costuri atribuite șoferilor, semiremorcilor și vehiculelor, dar și cu privire la folosirea și rentabilitatea propriei flote. Rapoartele firmelor de transport permit monitorizarea permanentă a cheltuielilor realizate pentru flotă. Controlul permanent al cheltuielilor vă ajută să luați decizii-cheie cu privire la afacerea dumneavoastră și vă indică ce ar trebui să îmbunătățiți.
Pe lângă rapoarte, în sistemul fireTMS, datorită tag-urilor (Etichete), există posibilitatea de a pune pe categorii. ,,Tag” este un cuvânt-cheie pe care îl putem adăuga la diferitele elemente, precum vehicul, semiremorcă, client, etc. Sistemul de etichetare este un instrument universal care vă permite să realizați o prezentare individuală a situației firmei și vă ajută să analizați datele. Datorită acestui sistem, acțiunile precum căutarea, sortarea sau gruparea elementelor vor deveni mai rapide și mai simple.
Transportul mărfurilor – planificare eficientă și realizare la timp
Programul fireTMS facilitează planificarea eficientă a transporturilor. Acesta prezintă ‘Graficul șoferilor’ și ‘Graficul vehiculelor’, care facilitează organizarea transporturilor și monitorizarea amănunțită a flotei. Puteți verifica data încărcării și descărcării sau puteți vedea când șoferul trebuie să facă pauză. Toate informațiile sunt incluse într-un calendar exact, pe un singur ecran. Graficul vehiculelor este un instrument perfect pentru agentul de expediții care trebuie să supravegheze transportul încărcăturilor în întregime.
Sistemul de transport fireTMS prezintă, de asemenea, și un ‘Calendar de evenimente’, în care puteți controla datele de expirare ale asigurării, înlocuirea anvelopelor, vehiculele din service și alte formalități. De asemenea, vă permite să verificați informațiile cu privire la șoferi, de ex. cu privire la concediul de odihnă, concediul medical sau formările profesionale realizate. Un aspect foarte important de menționat este faptul că sistemul oferă posibilitatea de a trimite notificări în mod automat cu privire la scadența care se apropie.
Programul de expediție și transport fireTMS facilitează realizarea complexă a comenzilor. Prezintă funcții datorită cărora puteți gestiona în mod eficient orice firmă, indiferent de dimensiunile acesteia. Sistemul este intuitiv din punct de vedere al utilizării și automatizează munca depusă de transportatori, de agenții de expediții, de dispeceri și de contabili. Astfel veți economi timpul pe care normal l-ați dedica completării foilor de calcul și a documentelor, iar activitățile se desfășoară într-un mod rapid și eficient.
Luați legătura cu noi pentru a afla cum sistemul fireTMS poate creste eficiența munci în cadrul firmei dumneavoastră.
